תחילה יש צורך במציאת מקום חשוב לחשוב את אופי האירוע כמובן שאפשר ליצור כל אוירה ומראה שתירצה ע"י הוספת פריטים אבל האם זה נכון אולי אפשר למצוא מקום שמשרת את התוצאה הסופית ולשב לו תוספות כדי לייחד את האירוע.
חשיבה על אירוע ויישומה מצריכים הרבה תאומים ,פגישות ותיכנון נכון ההבדל בין אירוע מתוכנן ולא מתוכנן הוא הבדל גדול אירוע בו משקעים מחשבה וחשיבה יישאר בזיכרון שנים רבות לא צריך להשקיע הרבה כסף כדי להגיע לתוצאות מושלמות ,חלק מבחירת מקום נובעת מאילוץ של אזורי מגורי המוזמנים אבל זה חלק לא פחות חשוב מההנאה ,אין צורך להביא את האורחים למקומות רחוקים ולבסוף שירגישו שכל שאת אותו אירוע יכולתם לבצע קרוב יותר ,כמובן שבחירת אזורים מיוחדים יהפכו את האירוע לאירוע מושלם אבל ישנם הרבה מקומות שדורשים הרבה הכנות וזמן ומקצועיות רבה ואולי עדיף לשכור את שירותיו של מפיק .תמיד צריך לשאוף להגיע כאורח של האירוע שלך ולא לבוא עייף ולחוץ ולהפסיד את התרגשות של האירוע של עצמך. חשוב לדעת אירוע שנערך בבית /בגינה שלך נחשב לאירוע ייחודי ומיוחד אבל גם לאירוע יקר יותר אירוע בבית פרטי מצריך הרבה אובייקטים שלא תצטרכו בהרבה מקומות שמוכנים כבר לאירועים, לדוגמא בדיקת חניה ,השכרת ריהוט וכלי הגשה ,תאורה ,חשמל ,הגברה, שיטחי עבודה, ניקיון ושירותים מסודרים ואלה רק הצרכים הבסיסים שלהם יש להוסיף את התוספות התבחרו
לאחר בחירת המקום יש לבדוק את מהלך האירוע (קונספט)
קבלת פנים
הקבלת פנים נועדה כאזור התרעננות מההגעה ואזור המתנה עד שיהיו מספר אורחים מכובד כדי להמשיך את האירוע ולכן קבלת הפנים צריכה להיות מקום יחסית קטן שיכול להכיל לפחות חצי מכמות המוזמנים ולאחר שהוא מלא פשוט להעביר את האורחים לאזור הבא אולם /חופה
כמובן שקבלת פנים מתוזמנת לפי קצב הגעת האורחים אבל יש לשם לב לא להשאיר את האורחים יותר מדי זמן בקבלת פנים שלא יצור מצב של אזור קבע .
בדרך כלל נהוג ליצור קבלת פנים קצת שוני מאופי האירוע ולתת את גורם ההפתעה בכניסה לאולם
קבלות פנים מאופיינות במזנונים ,ברים והגשה מסתובבת יש צורך לדאוג לאוכלוסייה המבוגרת בספות ולאוכלוסייה הצעירה בכיסאות בר אין צורך ליצור פינות ישיבה רגילות שהרי חשוב שהאזור יהיה דינמי ואנשים יסתובבו ולא ישתקעו ביישבה לבסוף יש לפזר שולחנות לפינוי זה חשוב מאוד עדיף שולחנות בר ללא כיסאו.
בהמשך כניסה לאולם
את האורחים יש להכניס מאזור בו אפשר לראות את העיצוב הכולל של האולם חשוב לציין שבאזורים הרחוקים עדיפים עיצובים גבוהים וככול שמתקרבים לרחבת הריקודים פחות גבוהה .את חלל המקום יש לשבור בגופי תאורה והיום ישנם בשוק חברות להשכרת גופי תאורה מכל הסגנות ,ככל שתשקיעו מחשבה של שילוב נכון של מיקומי תאורה נכונים סידורי הושבה מחולקים נכון במידה ותירצו להשקיע בריהוט מיוחד חברתינו מציעה מלאי גדול ומיוחד וחדשני המחשבה לריהוט מתחילה מאזור רחבת הריקודים שם יש לתת את כל הכוח עדיף לתת הרבה באזור הנ"ל מאשר לפזר בשטחי האולם כמובן שכל המוסיף הרי זה משובח אבל יש להיזהר לא לערבב הרבה סגנונות או להוביל לצבעים משלימים ולא ניגודיים כמובן שמעצבי האירועים כבר מאוד מנוסים בזה וסגירת תקציב עבור הסעיפים הנ"ל בהחלט יתנו לכם/למעצב יכולת ניצול מכסימלית .נכון להיום הרבה מהשראות העיצובים נלקחים ממלונות יוקרה וממלונות בוטיק חברתינו עושים כל שביכולתנו כדי להביא את הציודים הנדרשים למלאי ולתת כלי עבודה לכם ולמעצבים המחשבה שלא צריך להוציא הרבה כדי ליצור עיצוב מושלם מספיק מספר שולחנות מסביב לרחבה עם עיצובים מיוחדים המשלבים ספות/כיסאות מתאימים וגופי תאורה נכונים כדי ליצור מראה של אירוע מושלם .השמים הם הגבול זה נכון חלק לא מבוטל מהאירועים שמתבצעים בארץ הם אירועים שפשוט בונים הכל מחדש ואף מזמנים ציודים חדשים אבל ככול שיש יותר אירועים שדורשים ציודים חדשניים אתם יכולים לקבל אותם זמנים ובמחירים נמוכים יותר, ואפילו לתת טאץ מיוחד.